Los documentos cargados en estos procesos automáticamente quedan relacionados con el expediente del estudiante
Gestión del proceso de Matrícula
Inscripción de estudiantes nuevos.
Permite realizarse de forma virtual desde el portal institucional, es un proceso sencillo, intuitivo y seguro, teniendo en cuenta la oferta de cupos disponibles.
Prematrículas y matrículas.
Los inscritos son admitidos antes de matricularlos y los antiguos pueden actualizar datos y reservar cupo, adjuntando los documentos requeridos.
Retiros y Cambios de Curso
Registre los motivos de retiro, cambios de curso y/o grado conservando toda la información del estudiante.
Promociones anticipadas.
Se registran según las indicaciones de la institución, generando certificado de estudios y el registro para el libro de calificaciones finales.
Validaciones
Registre todas las validaciones que trae el estudiante para su ingreso o las que le practican en la institución.
Trazabilidad histórica de cambios.
Identifique quién hizo el cambio, cuándo se hizo y el motivo, además adjunte evidencia en los cambios de nombres de los estudiantes.
Gestione los procesos institucionales desde cualquier dispositivo conectado a Internet
La plataforma se adapta ofreciendo la mejor experiencia según el tamaño y tipo de dispositivo.
Código QR
Con su lectura desde cualquier dispositivo, se puede verificar en línea la autenticidad del documento, hacer registros de ingreso o salida de la institución y otros tipos de seguimientos.
Registros de Inasistencia
Ajustado con la configuración de los horarios de clase, permite registrar inasistencias, llegadas tarde y evasiones de clase, las cuales se publican en el boletín, detalladas por asignatura y totales diarias.
Observador Virtual
Permite registrar las anotaciones, acciones preventivas y correctivas, notificar al titular o coordinador ante situaciones disciplinarias, académicas, de proceso y de orientación escolar presentadas por los estudiantes.
Ingreso de calificaciones
De acuerdo con el sistema de evaluación institucional y el calendario académico, se configura el ingreso de las valoraciones, nivelaciones y/o superaciones, permitiendo el control y auditoria por docente, por asignatura y curso.
Integración con Google Workspace
Las herramientas de Productividad y Colaboración proporcionan una forma flexible y segura para el aprendizaje.
Integración
Inicio de sesión único para las dos plataformas, manteniendo sincronizada la contraseña y los datos del usuario.
Correos Institucionales
Cuentas de correo institucional para todos los usuarios de la institución que se encuentren activos en la plataforma Ovy.
Drive
Facilita el trabajo colaborativo, compartiendo los documentos de planeación curricular y actividades de clase
Asistencias a Meet
Reportes de auditoría en Excel de los asistentes a las reuniones con Google Meet.
Gestión Documental
- Facilita la digitalización de los documentos del expediente del estudiante.
- Permite crear documentos obligatorios, opcionales, versionables, internos y externos
- Da cumplimiento a los procesos institucionales y organismos de control.
- La Información se encuentra centralizada, organizada de fácil y rápido acceso.
- Existen Múltiples formatos configurables por áreas de gestión.
- Se pueden crear pantillas para la estructura de los formatos.
Apoyamos la Eficiencia Administrativa y la adopción le la política de Cero Papel.
En Ovy desarrollamos las herramientas que amas
Administración de indicadores, competencias, logros observaciones y recomendaciones
Se pueden configurar descriptores adaptados para los procesos de inclusión o para estudiantes con necesidades educativas especiales.
Sistema versionado de formatos
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Autoevaluación desde el perfil o el usuario del estudiante
La institución define las preguntas o instrumento para ser respondido por los estudiantes.
Generación de informes y reportes académicos y administrativos
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Horarios de clases personalizables
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Agenda institucional
Programación de actividades institucionales, tareas y publicación de guías.
Expediente del estudiante y su grupo familiar
Permite digitalizar los documentos físicos de la carpeta del estudiante para ser cargados en la plataforma Ovy, como archivos escaneados en formato PDF.
Voto electrónico para las elecciones.
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Servicios Complementarios
Portal Web
Un sitio web para que su institución educativa informe e interactúe con la comunidad educativa. Capacitamos a una persona de la institución para administrarlo.
Almacenamiento e Históricos
Boletines, fotografías, certificados, paz y salvo y expediente del estudiante se guardan de forma histórica para que puedan ser consultados en cualquier momento.
Impresión
Estamos en capacidad de entregar informes académicos impresos en máximo 3 días hábiles.
Carnés para los estudiantes y docentes con código QR para agilizar procesos internos.